Medições, Controles Administrativos e Interface Corporativa

Missão do cargo

Garantir a correta medição, validação e controle dos custos da frota, assegurando aderência às condições contratuais, às evidências operacionais e às regras internas da companhia.

Atuar como ponto focal da Frota, na condição de área demandante e cliente interno de Compras, Financeiro, Contabilidade, Fiscal, Jurídico e demais áreas de suporte, acompanhando cada solicitação até sua efetiva conclusão.

Principais responsabilidades

• Realizar o fechamento mensal das medições das locadoras e demais fornecedores de frota.
• Validar cobranças de locações, pró-rata, reajustes, quilometragem excedente, avarias, sinistros, franquias, infrações de trânsito, taxas administrativas, veículos substitutos, serviços adicionais e devoluções.
• Confrontar notas fiscais, contratos, medições, relatórios operacionais, laudos, termos de entrega e devolução e demais documentos comprobatórios.
• Identificar divergências, duplicidades, cobranças indevidas ou valores sem suporte documental, conduzindo as respectivas contestações junto aos fornecedores.
• Elaborar memórias de cálculo e manter a rastreabilidade das análises, aprovações, glosas, contestações e regularizações.
• Controlar os processos administrativos relacionados a sinistros, incluindo documentação, franquias, responsabilidades, indenizações e encerramento das ocorrências.
• Acompanhar infrações de trânsito, identificação de condutores, coleta de assinaturas, prazos, recursos, pagamentos e descontos aplicáveis.
• Controlar contratos de locação, reajustes, aditivos, vigências, encerramentos, devoluções e obrigações financeiras.
• Efetuar os rateios das despesas por empresa, filial, regional, centro de custo, contrato, projeto ou unidade operacional.

Interface como cliente interno

• Representar a área de Frota nas demandas direcionadas a Compras, Financeiro, Contabilidade, Fiscal, Jurídico e demais áreas corporativas.
• Estruturar cada solicitação com escopo, justificativa, valores, centro de custo, natureza financeira, fornecedor e documentação comprobatória.
• Abrir solicitações de compras no Protheus/TOTVS, observando corretamente os dados cadastrais, financeiros e contábeis.
• Realizar o follow-up das solicitações, cotações, aprovações, regularizações cadastrais e emissões dos pedidos de compra.
• Acompanhar o processo até o envio do pedido de compra ao fornecedor e a confirmação do atendimento.
• Monitorar solicitações devolvidas, pendentes ou paralisadas, atuando junto às áreas responsáveis para eliminar impedimentos e retrabalhos.
• Apoiar o provisionamento mensal, a conciliação contábil e a programação financeira dos pagamentos da Frota.
• Garantir que as áreas internas recebam informações completas, consistentes e dentro dos prazos necessários para processamento.
• Atuar de maneira colaborativa e respeitosa, sem perder o senso de urgência, a responsabilidade pelos prazos e o acompanhamento das entregas.

Demais rotinas de Frota

• Apoiar os controles de manutenção, abastecimento, seguros, documentação, licenciamento, rastreamento, mobilização, desmobilização, transferência e devolução de veículos.
• Manter atualizadas as bases administrativas, financeiras e operacionais da Frota.
• Elaborar relatórios de acompanhamento, aging de pendências, análises de variações e apresentações executivas.
• Acompanhar vencimentos contratuais, documentos, notas fiscais, pedidos de compra e pagamentos.
• Manter relacionamento profissional e resolutivo com locadoras, oficinas, seguradoras e demais fornecedores.

Tecnologia e sistemas

Conhecimentos obrigatórios

• Domínio avançado do Microsoft Office, com ênfase em Excel.
• Excel avançado para tratamento de bases, conciliações, tabelas dinâmicas, fórmulas de busca, cruzamento de informações, memórias de cálculo e relatórios gerenciais.
• Conhecimento de Word para elaboração de documentos, registros e comunicações formais.
• Conhecimento de PowerPoint para construção de apresentações e reportes executivos.
• Conhecimento de Outlook e demais ferramentas corporativas para organização de agendas, demandas, prazos e comunicações.
• Conhecimento profundo e experiência prática no Protheus/TOTVS, principalmente nos processos de solicitação de compras, pedidos, contratos, notas fiscais, financeiro, centros de custo e acompanhamento de aprovações.

Formação e experiência

• Formação superior completa em Administração, Ciências Contábeis, Economia, Logística, Engenharia ou áreas correlatas.
• Experiência comprovada em rotinas administrativas e financeiras de frota.
• Vivência com fechamento de medições e conciliação de cobranças de locadoras e fornecedores.
• Conhecimento de contratos de locação, sinistros, multas, manutenção, documentação veicular e processos de devolução.
• Experiência no relacionamento com áreas corporativas e no acompanhamento de fluxos internos de aprovação.

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